Regnskap

Regnskapet viser en oversikt over hvordan dere faktisk har brukt penger, i motsetning til hvordan dere planla å bruke penger (budsjett). Regnskapet settes opp på samme måte som budsjettet, med inntekter og utgifter. Husk at det er viktig at lokallagets budsjett og regnskap har de samme postene, slik at det er mulig å se sammenhengen mellom planer og gjennomføring.

Både inntekter og utgifter må kunne dokumenteres, slik at den voksne personen dere har valgt til å godkjenne regnskapet kan se hva pengene har blitt brukt til. Det er både tidsbesparende og svært viktig at dere fører regnskap gjennom hele året, slik at styret har kontroll på at pengene går til det de skal. Regnskapet legges fram for årsmøtet.

Viktige frister

Innen 14. mars skal det godkjente regnskapet (uten bilagene) sammen med årsrapporten sendes inn til Humanistisk Ungdom sentralt. Husk også at dersom dere har fått penger fra HU sentralt gjennom HU-fondet (Frifond), må disse pengene være brukt opp senest 30. juni året etter at dere fikk dem! 

To ansvarlige: lokallagsleder og økonomiansvarlig

Lokallag må ha en person som har ansvar for økonomien, og som sammen med leder disponerer kontoen deres, samler inn kvitteringer og fører regnskap. Disse bør også være involvert når lokallaget skal søke HU-fondet eller andre tilskudd.

Revisor

Revisor er den som ser gjennom og godkjenner regnskapet. Revisor må være en myndig (18+ år) person som ikke har andre verv i lokallaget. Revisor velges av årsmøtet for ett år av gangen.

Medlemmer av HEF-lokallag, ansatt i HEF, foreldre til styremedlemmer eller medlemmer kan velges til revisor. Revisor trenger ikke ha økonomiutdannelse.

Revisor skal:

  • Sjekke at regnskap for foregående år er ryddig satt opp og at alle inntekter og utgifter er ført opp.
  • Sjekke at økonomiansvarlig regnestykke stemmer.
  • Ta stikkprøver av bilagene for utbetaling av penger. Finnes det originalkvitteringer for alle utbetalinger? Er alle utbetalinger ryddige?
  • Signere regnskapet før det presenteres for årsmøtet i lokallaget

Bilag

Det er gjennom bilagene du dokumenterer inntekter og utgifter.

For inntekter: Har dere fått et tilskuddsbrev som sier at dere kommer til å motta penger (for eksempel fra HU-fondet), er dette fint å legge ved sammen med kontoutskriften som viser at pengene faktisk har kommet inn.

For utgifter: Stift/lim kvitteringene på et ark (refusjonsskjema), og skriv hva dere har handlet og hvorfor. Bilaget skal underskrives av den som har betalt. Det viktigste er at det er tydelig hva som har blitt kjøpt, hvor mye det kostet, når det ble kjøpt, og hvem som har gjort kjøpet.

Kontoutskrift

Oversikt over aktivitetene på kontoen deres. Hvis noen betaler inn penger rett på kontoen deres er det kun på kontoutskriften dere vil se innbetalingen. Den skal da brukes som bilag. Kontoutskriften skal legges ved regnskapet og er grei å ha for å kontrollere at dere har fått med dere alle inn- og utbetalingene.

Kvitteringer

Beviset på at dere har lagt ut penger. Kassalappen dere får i matbutikken eller billetten på toget, det er disse papirene som er så utrolig viktig å holde orden på slik at regnskapet går opp. Kvitteringer stiftes/klistres på refusjonsskjema.

Faktura – inngående og utgående

Faktura er rett og slett en regning – noe dere får når dere skylder noen penger, eller noe dere selv sender ut hvis det er noen som skylder dere penger.

Mal og eksempel

Budsjett og regnskapsmal

Eksempel på regnskap