Refusjon for lokallag

Hva kan vi bruke penger på?

I Humanistisk Ungdom er det i hovedsak tre måter å motta penger på:

• Fra HU- fondet, som er den vanligste måten å motta penger på. Da er det retningslinje fra HU- fondet som gir føringer for hva lokallag kan bruke penger på.
• Noen lokallag i Human- Etisk Forbund donerer penger til nærliggende lokallag i HU. Hvis ikke HEF har oppgitt nærmere retningslinjer for bruk av midlene så gjelder Humanistisk Ungdoms økonomiske regelverk. 
• Kommunale tildelinger. Noen kommuner deler ut midler til frivillige barne- og ungdomsorganisasjoner. Disse må det søkes for å motta . Sjekk din kommunes nettside, eller ta kontakt med kommunen på telefon. Ved bruk av disse midlene gjelder retningslinjene fra den enkelte kommune.  

Frist for å be om refusjon

Du må levere inn kvittering sammen med krav om refusjon i Tripletex senest 30 dager etter utlegget. Krav om refusjon som kommer etter denne fristen blir normalt ikke refundert med mindre annet er avtalt. 

Hvordan føre refusjoner i Tripletex: 

1. Logg inn i Tripletex (den som skal ha igjen penger må selv legge det inn). 

2. Trykk på "Reiser og utlegg" på menyen på venstre sider. Deretter trykker du på "pluss"- tegnet nederst i høyre hjørne. Da kommer det opp ett fly og en koffert. 

• Fly= reiseregning. Eks, buss- eller togbillett. 
• Koffert= utlegg. Alle utgifter for alt som ikke er reise skal føres her. Det være kvittering for innkjøp av mat til et arrangement, leie av lokaler, kjøp av utstyr etc. 

3. Last opp kvittering i PDF. Den må være scannet. På Iphone eksisterer denne funksjonen på "Notater", i Android kan man laste ned en gratis scanner app f.eks Genius Scan eller TinyScanner. På den måten kan du scanne ved hjelp av telefonen. Dere kan laste opp flere kvitteringer samtidig så lenge det er samme personen som skal ha igjen penger. 

4. Fyll inn informasjon om hva kostnaden gjelder og hvor mye penger som er brukt. Det skal være en kostnadslinje per kvittering. For å trekke penger fra deres konto finner dere navnet på deres lokallag under "Prosjekt".

Prosjekt= navnet på lokallaget.

Dato= dato på kvitteringen. 

5. Når alt er fylt inn, klokk "levere" øverst på siden. Da får administrasjonen varsel om at vi må godkjenne utlegget. 

6. Noen på kontoret godkjenner refusjonen og tar kontakt om noe ikke er riktig. Vi lærerer dere litt underveis. Det går helt fint om ikke alt var helt riktig første gangen! 

En detaljert steg for steg veiledning med bilder finner du her. Laster du ned Power Pointen vil du også få tilgang til viktige notater på hver slide. 

Hvordan betale faktura: 

Noen ganger vi kostnader være for store til at de kan dekkes av privatpersoner. Andre ganger kan det være at de ikke kan betales med kort f.eks. ved leie av hytte til hyttetur eller når man arrangerer escaperoom for hele lokallaget. Da er det mulig å be den dere kjøper tjenesten av om faktura. Da må man oppgi følgende informasjon til den som skal sende faktura:

Humanistisk Ungdom

Storgata 8, 0154 Oslo

Organisasjonsnummer: 991837604

Faktura merkes med lokallagets navn og sendes til ungdom@human.no. 

Da vil de ansatte finne fakturaen og utbetale pengene fra deres lokallagskonto til selskapet. Når en slik avtale inngås med et selskap er det svært viktig at lokallaget tar kontakt med Humanistisk Ungdom slik at vi vet hvorfor vi har fått fakturaen. Dere sender oss beskjed om dette på ungdom@human.no. 

Lokallaget kan også sende inn faktura til kontoret selv. Dette må gjøres i god tid før forfallsdatoen på faktura. Da må fakturaen scannes, legges ved som vedlegg i mail og en forklaring på aktiviteten må ligge i e-posten. Dette gjøres også til ungdom@human.no

Forvirra? Er du usikker tar du bare kontakt med Organisasjonsrådgiver.