Lokallagskonto

Økonomi for lokallag

Nytt i 2020 er at lokallagenes økonomi nå administreres i Tripletex.

Leder og økonomiansvarlig har hovedansvaret for bruk av Tripletex, og gis tilgang til systemet slik at de kan legge inn refusjonskrav for utlegg de har gjort. Tilgang får du ved å ta kontakt med organisasjonsrådgiver eller HU- kontoret på ungdom@human.no.

Refusjoner

Alle utlegg som gjøres for lokallaget refunderes fra nå av direkte gjennom Tripletex. Den som skal ha penger tilbake må ta vare på kvittering, og så logge seg inn i Tripletex for å legge inn et refusjonskrav, dette gjøres på følgende måte: 

1.       Logg inn i Tripletex (den som skal ha igjen penger må selv legge det inn).

2.       Trykk på «Reiser og utlegg» på menyen på venstre side, så på «pluss» tegnet nederst i høyre hjørne. Da kommer det opp et fly og en koffert. Fly = reiseregning og koffert = utlegg. For alt som ikke er utlegg for en reise skal dere velge «utlegg». 

3.       Last opp kvittering – den må være scannet eller ha bilde av svært god kvalitet. Jeg anbefaler å laste ned en skanner-app til telefonen, f.eks. Genius Scan eller TinyScanner slik at dere kan scanne med telefonen. Dere kan laste opp flere kvitteringer samtidig så lenge det er samme personen som skal ha igjen penger.

4.       Fyll inn informasjon om hva kostnaden gjelder og hvor mye penger som er brukt. Det skal være en kostnadslinje per kvittering. For å trekke penger fra deres konto finner dere navnet på deres lokallag under «Prosjekt» er lik navnet på lokallaget. Dato= dato på kvitteringen.

5.       Når alt er fylt inn, klikk «levere» øverst på siden, og vi får varsel om at vi må godkjenne.

6.       Noen på kontoret godkjenner refusjonen, og tar kontakt om noe ikke er riktig, og så lærer dere litt underveis. Det går helt fint om alt ikke var helt riktig første gangen!

 

Faktura

Det er også enkelt for lokallaget å betale faktura dersom de har kostnader som er for store til at privatpersoner legger ut eller dersom det ikke kan betales med kort, f.eks. hvis de har leid en hytte til en hyttetur eller arrangert escaperoom. Lokallaget gir følgende informasjon om hvem som skal faktureres til stedet som skal sende faktura:

Humanistisk Ungdom

Postboks 9076 Grønland

0133 Oslo

Faktura merkes med lokallagets navn og sendes til ungdom@human.no. Der finner de ansatte fakturaen og legger den inn i Tripletex til direkte remittering under det lokallagets prosjekt. Dersom det er tvil om hvorfor de har brukt de pengene kan mer informasjon etterspørres.

Lokallaget kan også sende inn faktura til kontoret selv. Da må fakturaen scannes og legges ved, og en forklaring på aktiviteten følge med i mailen.

 

Regnskap

I Tripletex føres regnskap automatisk, og lokallagene trenger derfor ikke føre eget regnskap. I januar tar organisasjonsrådgiver ut årsrapport (årsregnskap) for lokallaget som de kan behandle på sitt årsmøte. I løpet av året vil organisasjonsrådgiver jevnlig sende ut oppdateringer om hvor mye penger lokallagene har igjen på konto. Dette er også mulig å etterspørre om en trenger det oftere.

 

Tilgang til systemet

For å få tilgang til Tripletex må organisasjonsrådgiver få følgende informasjon på e-post merket "Tilgang Tripletex": 

Navn:

Adresse:

Postnummer:

Epost:

Fødsels og personnr:

Kontonummer til konto refusjon skal føres til:

Mob:

Rolle i lokallaget (eks. økonomiansvarlig):

 

Spørsmål?

Ta kontakt med organisasjonsrådgiver, Miriam Einangshaug

E-post: miriam.einangshaug@human.no

Mobil: 974 31 311